Après avoir publié, en juillet 2022, un référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par les officines de pharmacie, la Commission nationale de l’informatique et des libertés et l’Ordre national des pharmaciens ont conjointement publié un guide pratique destiné à accompagner les pharmaciens titulaires d’officine dans la mise en conformité de leur activité au Règlement général sur la protection des données en 2023. 

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Les objectifs de ce guide sont principalement de rappeler les grands principes à respecter en matière de protection des données personnelles, de proposer un plan d’action adapté ainsi que des fiches pratiques aux pharmaciens d’officine.

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Le pharmacien d’officine est-il concerné par le RGPD ?

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Le Règlement général sur la protection des données (ci-après le « RGPD ») est le cadre réglementaire européen de référence en matière de traitement et de protection des données à caractère personnel. Il est entré en application le 25 mai 2018 et s’applique à tout organisme traitant des données de personnes physiques se trouvant dans un Etat membre del’Union européenne (ci-après l’« UE »). Il se distingue des instruments juridiques précédents en ce qu’il instaure un régime de responsabilisation des acteurs traitant des données personnelles.

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Dans le cadre de la poursuite de ses activités, le pharmacien d’officine est amené à traiter des données à caractère personnel notamment de ses patients et/ou clients ainsi que de ses salariés. 

Au sujet des patients, il reçoit notamment des données de santé dans l’exercice de ses missions : assurer leur suivi pharmaceutique, tenir l’ordonnancier, réaliser des activités de télésoin, etc. 

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Les données des patients sont partagées avec d’autres professionnels de santé impliqués dans leur prise en charge, ou dans le cadre de la télétransmission des feuilles de soins et factures subrogatoires.

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Concernant les salariés, le pharmacien d’officine collecte leurs données à caractère personnel pour accomplir les formalités administratives liées à leur embauche, mettre à leur disposition des outils informatiques, organiser leur travail, gérer leurs formations et leur carrière, tenir le registre unique du personnel ou encore gérer leur paie.

Par conséquent, les pharmaciens d’officine sont concernés par le RGPD et sont donc tenus de l’appliquer. 

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Le contenu du guide RGPD

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Le guide RGPD destiné aux pharmaciens d'officine est constitué de deux parties. 

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La première porte sur les notions clés du RGPD ainsi que sur les règles à respecter. Celles-ci sont présentées sous forme de case à cocher afin de permettre aux pharmaciens de d’autoévaluer leur niveau de conformité au RGPD. Ainsi, chaque pharmacien est invité à répondre aux questions telles que : 

- Avez-vous désigné un DPO ? 
- Tenez-vous un registre de vos activités de traitements ? 
- Informez-vous les personnes concernées ? 
- Transférez-vous des données hors de l’UE ? 
- Avez-vous réalisé des analyses d’impact pour vos traitements ? 

Afin de permettre aux pharmaciens de répondre aux questions, le guide explique les notions clés et indique les conditions dans lesquelles une règle s’impose à eux. 

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Par exemple, selon ce guide, les officines de pharmacie déclarant une activité globale annuelle de plus de 2 600 000 € HT devraient désigner un DPO . Ce seuil de chiffre d’affaires est également utilisé pour déterminer si une officine de pharmacie est soumise à l’obligation de réaliser une analyse d’impact relative à la protection des données.  

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La deuxième partie du guide propose six fiches thématiques illustrées d’exemples concrets et de bonnes pratiques, ainsi que des outils pouvant être adaptés et utilisés par les pharmaciens d’officine pour les besoins de leurs activités. Leguide contient, entre autres, des exemples de mentions d’information, de fiches de registre des activités de traitement, d’annexe au contrat de sous-traitance, de procédures de notification de violation de données etc.

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En somme, ce guide RGPD représente une ressource essentielle pour aider les pharmaciens d'officine à se conformer au RGPD, à protéger les données personnelles de leurs patients, clients, salariés et toute autre catégorie de personne concernée. Il favorise ainsi une meilleure compréhension et application des principes de protection des données dans le secteur de la pharmacie.